EBP Consulting aide votre administration
Les experts d’EBP Consulting aident quotidiennement les administrations dans de nombreuses tâches en lien avec les marchés publics
EBP Consulting vous aide à préparer, rédiger, publier, attribuer et à exécuter votre marché public
Nous vous accompagnons tout au long de la procédure de marché public de manière à ce que la législation soit respectée.
Une maîtrise complète de chaque étape du processus
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1. Préparation
1. Phase de préparation
Préalablement au lancement du marché, l’administration doit réfléchir à ce qu’elle souhaite obtenir à l’issue de la procédure et surtout aux moyens nécessaires pour y parvenir.
Elle doit, d’une part, définir précisément ses besoins et penser aux contours du marché à lancer : quel objet ? Quel type de marché ? Quelle structure ? Quels critères pour faire émerger l’offre économiquement la plus avantageuse ? En cas de difficulté à définir ce besoin, nous pouvons vous aider lors de réunion de brainstormings mais aussi pour réaliser une prospection auprès d’opérateurs économiques, le tout dans le respect de la législation.
L’administration doit, d’autre part, estimer ses ressources en interne nécessaires pour mener à bien le marché public. Si vous constatez une surcharge de travail ou un manque de collaborateurs pour rédiger le marché, sollicitez-nous.
Exemple:
Vous voulez installer au sein de votre administration un logiciel de traitement des demandes de citoyens.
Quelques questions que vous vous poserez :
- Quel type de logiciel utiliser ?
- Recycler, adapter un logiciel existant ?
- Faire développer un logiciel ou acheter une solution existante ?
- Quel hébergement? Interne, externe?
- Quelles sont les obligations légales au-delà du droit des marchés publics ? RGPD ? Sécurité ? Protection ? Identification ? EID?
- Qui, dans votre service informatique, pourrait gérer au quotidien l’exécution du marché ?
- Mon futur cocontractant réalisera lui-même l'entretien et les mises à jour ? Ou puis-je le faire moi ?
- Quel budget prévoir pour l'implémentation ?
- Quel délai prévoir pour la migration de base de données ?
- Combien d'heures de travail supplémentaire cela représentera pour quel département ?
- Qui pourra comparer techniquement les différentes offres reçues ?
- etc...
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2. Phase de rédaction
2. Phase de rédaction
Une fois le besoin défini, vous choisirez la procédure à appliquer, selon l’objet et la valeur estimée. Pour que la procédure de marché public se passe de manière optimale, vous rédigerez un cahier spécial des charges indiquant les modalités de la passation du marché, les règles d’exécution et les prescriptions techniques.
Nous pouvons vous accompagner dans la rédaction du cahier spécial des charges, le relire ou encore vous façonner des modèles de cahiers spéciaux des charges sur-mesures pour toutes les procédures que vous souhaitez et par type de marchés (travaux, fournitures ou services).
Exemple:
Vous estimez que l’achat d’un logiciel déjà développé de traitement des demandes de citoyens s’élève à 200.000 euros HTVA mais, à côté de cela, la maintenance (helpdesk et mise à jour de la solution) pour 4 ans coûte 40.000 euros HTVA. Votre besoin étant estimé à 240.000 euros HTVA, soit au-dessus des actuels seuils européens, vous allez rédiger un cahier spécial des charges pour une procédure ouverte ou restreinte européenne.
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3. Phase de publication
3. Phase de publication
Le marché public se concrétise car c'est à ce moment que, selon les procédures, le cahier spécial des charges doit être publié sur les supports adéquats ou les opérateurs économiques doivent être consultés. La publication ou la consultation est donc une étape cruciale du processus car elle correspond à la date de lancement du marché public, déterminant ainsi la réglementation applicable tout au long du marché.
Nous pouvons vous fournir des explications sur l'utilisation de la plateforme E-Procurement et vous prêter main forte pour la publication de vos avis.
Exemple:
Vous avez choisi d'utiliser la procédure ouverte européenne: vous allez donc, via la plateforme E-Notification publier un avis de marché au Bulletin des Adjudications et au Journal officiel de l'Union européenne.
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4. Phase de sélection
4. Phase de sélection
Après la date et l’heure limites de dépôt, l’administration va sélectionner parmi les soumissionnaires ou candidats qui ont remis une offre ou une demande de participation, seulement ceux qui ne sont pas exclus du marché et qui, le cas échéant, satisfont aux critères de sélection. Pour se faire, il est indispensable de connaître le cadre juridique entourant la sélection, et notamment les obligations qui pèsent sur vous.
Nous pouvons vous conseiller en amont dans le choix des critères de sélection et des exigences minimales mais aussi vous aider à analyser cette partie des offres ou des demandes de participation.
Exemple:
Vous demandiez au minimum, à ce que les candidats ou soumissionnaires disposent de 2 références de fourniture d'un produit similaire au cours des 3 dernières années. Un soumissionnaire dispose de deux très bonnes références mais l'une date de 2013. Que devez-vous faire ?
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5. Phase d'attribution
5. Phase d'attribution
Après avoir analysé la conformité des offres, l’administration va les confronter aux critères d’attribution préalablement définis dans le cahier spécial des charges et va ainsi faire émerger l’offre économiquement la plus avantageuse.
Analyser les offres et les évaluer n'est pas toujours facile si vous ne disposez pas des outils adéquats et d'une bonne méthode de travail. Nous pouvons vous aider et vous épauler dans le cadre de l’analyse des offres, par exemple en rédigeant ou en relisant la décision motivée d’attribution. Vous choisirez ainsi le bon adjudicataire.
Exemple:
Un soumissionnaire n'a pas remis dans son inventaire de prix pour l'option exigée relative à la fourniture d'une passerelle avec le logiciel de gestion de la commune ? Comment allez vous comparer son offre à celles des autres soumissionnaires qui n'ont pas omis de proposer cette option et qui ont donc des offres bien plus onéreuses ?
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6. Phase d'exécution
6. Phase d'exécution
Le soumissionnaire devenu adjudicataire exécute le marché dans le respect de son offre et des clauses du cahier spécial des charges que l’administration a rédigé. Vous pourriez rencontrer des difficultés (retards, manquements), des divergences d’interprétation du marché avec votre adjudicataire ou encore le besoin de modifier le marché. Nous pouvons vous conseiller et vous soutenir lors de l’exécution.
Aussi, relevez lors de cette phase les difficultés que vous rencontrez afin de les éviter lors d'un prochain marché.
Exemple:
Votre adjudicataire ne vous a toujours pas implémenté la solution alors qu'il aurait du contractuellement le faire il y a 1 mois, que faire ?
Qui sont les clients d'EBP Consulting?
EBP Consulting aide régulièrement diverses organisations publiques ou privées en leur fournissant des avis, conseils, formations et des outils ICT dans le cadre de marchés publics.
EBP est reconnu est a contribué à des plus de 10 000 projets publics depuis son existence.
Voyez ci-dessous quelques exemples d'organisations qui nous font confiance.
